Dass wir täglich mit einer Menge Daten umgehen und in der Regel recht unbedarft dabei sind, ist nichts Neues. Die Zeiten, in denen wir mit „Volkszählung? Nein, danke“-Stickern herumgelaufen sind, weil wir unsere Daten nicht preisgeben wollten, sind lange vorbei. Ob jemand eine TrainingsApp nutzt, die er/sie möglicherweise von der Krankenkasse zur Verfügung gestellt bekommen hat und damit ganz unbedarft darüber seine „Gesundheitsdaten“ seiner Kasse zur Verfügung stellt, muss jeder und jede für sich entscheiden. Doch was ist mit den Daten, die mit unserem Beruf zu tun haben? Vielen Kolleginnen und Kollegen ist nicht bewusst, welche schulbezogenen Daten sie wann, wie und wo nutzen dürfen. Die Regeln sind jedoch recht klar definiert.
Es existiert bereits eine Dienstvereinbarung Datenschutz, die zwar auf die Behörde bezogen ist, zum Teil schon recht deutlich abbildet, was erlaubt ist und was nicht. So müssen beispielsweise jobbezogene Personen-Daten, die zuhause genutzt werden sollen, vor Zugriffen Dritter geschützt sein. Dazu muss eine Vereinbarung unterzeichnet werden. Auch dürfen institutionelle Systeme, so auch Schulrechner, nicht zu privaten Zwecken wie Online-Banking, Urlaubsbuchungen etc. genutzt werden. Näheres dazu findet sich unter: www.lfd.niedersachsen.de
Es ist davon auszugehen, dass auf den meisten Systemen in Schulen und den Behörden eine automatische Protokollierung aller Vorgänge stattfindet. Also Vorsicht!
Weiter stellt sich die Frage, wer denn für den Datenschutz an der Schule zuständig ist. Oftmals sind die Administrator*innen der Schulen auch gleichzeitig Datenschutzbeauftragte. Das ist jedoch Unfug, da dann eine Eigenkontrolle stattfinden würde. Folglich muss an jeder Schule ein/e zusätzliche/r Datenschutzbeauftragte/r benannt werden. Das ist mit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung am 25.05.2018 noch einmal deutlich formuliert!
Zusätzlich tauchen nun eine ganze Reihe von weiteren Fragen auf:
- In welchen Bereichen der Schule werden personenbezogene Daten verarbeitet?
- Werden auch persönliche Daten über Kolleginnen und Kollegen angelegt, um beispielsweise die softwaregestützte Stundenplanung zu erleichtern?
- Welche Personen (Verarbeitungstätige) haben eigentlich Zugriff auf die Daten, die in der Schule genutzt werden?
- Kann die Kommunikation über Iserv bzw. alternative Software eingesehen werden und wer hat hierauf Zugriff?
Diese Fragen und einige mehr müssen die Datenschutzbeauftragten an den Schulen klären und dokumentieren. Auch die Webseiten der Schulen müssen datenschutztechnisch der neuen Verordnung entsprechend angepasst sein.
Wichtig ist es zu wissen, dass die Schulen nicht finanziell in Haftung genommen werden. Auch haften nicht die Datenschutzbeauftragten, sondern die Schulleiterinnen und Schulleiter. Da Schulen nicht dem unternehmerischen Wettbewerb unterliegen, können dort auch keine Bußgelder erhoben werden. Der Besuch von Fortbildungen zum Thema ist nicht verpflichtend, aber sicher sinnvoll.
Zum Schluss sei noch mal darauf hingewiesen, dass die Einführung von Systemen, die eine datenschutzrechtliche Relevanz haben, häufig personalvertretungsrechtlich mitbestimmungspflichtig ist. Das geht bei der Einführung einer Kommunikationsplattform wie Iserv oder dem digitalen Klassenbuch los und endet noch lange nicht bei der Installation eines elektronischen Schließsystems, bei dem die Klassen- und Fachräume über einen Chip geöffnet werden können. Alle Systeme, die letztendlich auch zu einer „Überwachung“ der Beschäftigten führen können, sind grundsätzlich in der Mitbestimmung der Personalräte.
Bei aller Arbeit, die die Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung mit sich bringt: Der kritische Umgang mit personenbezogenen Daten sollte uns allen ein wichtiges Anliegen sein!
Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz an Schulen sind auf der Webseite des Bezirksverbands zu finden.
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